誰も教えてくれなかった中堅社員に。：メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

メール文章力の基本 大切だけど、だれも教えてくれない77のルール

• 作者: 藤田 英時
• 出版社/メーカー: 日本実業出版社
• 発売日: 2010/05/27
• メディア: 単行本（ソフトカバー）

タイトルに「メール文章力の基本」とあるように、本当に基礎の基礎のはなし。

社会人経験が3年以上あって、本書に出てくるようなことを知らない人は本当にまずい。

「誰も教えてくれない」のではなくて、本当は、１～２年社会人をやっていて、自分に送られてくるメールを見ればわかる程度のこと。つまり、教えるまでもないことなのだが、それを知らずに中堅社員になってしまった人には意味がある。

本書の紹介は以上で終わりなのだが、せっかくなので、私の常識と異なる本書のTipsを以下では紹介してみたい。筆者の書いている部分でも、若干疑わしい部分があるのだ。

【目次】
第1章 これだけは知っておきたい メール文章の基本
第2章 書く前に必要な準備がある
第3章 メールだからこそ、短くわかりやすく書く
第4章 言いにくいことを上手に伝えるコツ
第5章 ワンランク上のていねいなメールの書き方
第6章 見やすい表記とレイアウトを心がける
付録1 よく使うメールのひな型集
付録2 よく使うメールのフレーズ集

rule15
署名は、シンプルなものと標準的なものを使い分ける
（前略）名前の読み方が難しい場合は「ひらがな」もつけておきましょう（後略）

今時こんなドメスティックなルールは通用しないだろう。
日本語の読みがあまり得意ではない外国人社員が当たり前になってきていることを考えると、「（日本人にとっては）どんな簡単な読み方」でも、名前には「ローマ字」でふりがなを付けるほうがいい。

rule25
添付していいファイルと添付すべきでないファイル
添付していい主なファイル
テキストファイル(.txt)
Wordの文書（.doc.docx)
Excelの表(.xls.xlsx)
PowerPointのファイル（.ppt.pptx）
一太郎のファイル(.jsd)
画像ファイル(.jpg.bmp)
音声ファイル(.mp3.wma)
圧縮ファイル(.zip)

一太郎ファイルってありなのかな？
私の感覚では、多くの会社では一太郎ファイルは手間をかけてビューアをダウンロードしないと開けないので、通常はつけるべきではないファイルの位置づけなのだが……。
自分がお客様の立場で相手のことを考えるより作業効率を優先させるとか、デザイン上どうしても一太郎でないとダメと言う特殊事情が無い限りは、Wordでつけるべきだと思う。
役人なんかは、当たり前のように一太郎ファイルをつけてきますがね。

rule7
件名は内容が変わるなら付け直す
悪い
自分：新製品の販促プラン
相手：Re:新製品の販促プラン
自分：Re：新製品の販促プラン（内容が変わっても、タイトルはそのまま）

良い
自分：新製品の販促プラン
相手：Re:新製品の販促プラン
自分：新製品の販売実施方法（内容が変わった場合）

これは明らかに間違いと言うより、どっちもありだと思うけど、検索のことを考えたら返信でやり取りが続くうちはタイトルを変えないほうが正解だと思う。
感覚的なものだけど、私ならタイトルを変えずに、【】あたりで、タイトルに追記する事が多いかも。

COLMUN1
目上の人などには表示名に「様」をつける？
メールを受け取ったら、「送信者：藤田英時　宛先：佐藤栄一」のように送り手と受けての名前が表示されます。この宛先の表示名は、社外の人に対しては「佐藤栄一様」と「様」をつけたほうがいいのでしょうか？
（中略）
・「様」をつけるのは、初めてメールを送る人、目上の人、あまり親しくない人

これは、コラムなので、筆者自身がどっちもありだと思っているのかもしれない。
ただ、メールの表示名（アドレス帳等）に「様」を入れるのは個人的にはやめたほうがいいと思っている。
理由はいくつかあって、
・多くの人はそんなところを気にしないので、わざわざ実施することの費用対効果が低い。
・「様」のある人とない人が混ざっていたら、逆にトラブルの元
（このコラムの例で上がっているように、社外・上司には「様」、後輩には「君」をつけるというのをやっちゃうと、裏表のある人と思われるおそれがあるのでは？）
・相手がなんかの必要があってコピーするときに面倒。

メールで前略、拝啓の文章を書く人がいないように、手紙の宛名とメールの表示名は違うのだから、「様」はないほうがいいと思う。最も、メールソフトも進化してきていて、最近はアドレス帳をわざわざ使うことが少なくなったので、この議論は遠からず消滅するかも。

そのた、所々で疑問もあるが、基本的な内容は正しく、すべての社会人が身につけておくべきこと。
本書を見て、知らないことがいっぱいあった人は、すぐに内容をマスターすべきだろう。

☆☆☆（☆３つ）

他のBlogの反応はこちら。
http://director.blog.shinobi.jp/Entry/3042/
http://d.hatena.ne.jp/pon99/20110920/1316476134
http://iwawo.com/haraheri/2010/06/mailbunsyoryoku.html
http://www.lifehacker.jp/2010/06/100603cloudleading_77.html
http://foo164.livedoor.biz/archives/51094320.html

意外と高評価。
悪くないんだけど、わざわざ・・・というのが私の感想なのですが、世の中にはそんなにダメメールが溢れているのでしょうか？？

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